Kaufmännische Immobiliensoftware: Was kann sie, was bietet sie, wer braucht sie?

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Kaufmännische Immobiliensoftware: Was kann sie, was bietet sie, wer braucht sie?

Bei der Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien reicht es nicht, einen Mietvertrag unterzeichnen zu lassen, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und die monatlichen Mietzahlungen über den Geldeingang auf dem Konto zu kontrollieren. Vielmehr braucht es eine kaufmännische Immobilien Software, die dank modularer Aufbauweise perfekt auf den individuellen Bedarf der Hausverwaltung bzw. des Eigentümers zugeschnitten ist. 

Wie unterstützt die kaufmännische Immobilien Software?   

Private Hauseigentümer, die nur eine einzelne Wohnung vermieten, kommen eventuell mit einer Excel-Datei und einem Textverarbeitungsprogramm aus. Ob das allerdings in jedem Fall rechtlich sicher ist, mag durchaus bezweifelt werden. Spätestens dann, wenn eine gewerbliche Vermietung angestrebt wird, sollte daher in eine professionelle Softwarelösung investiert werden, die in allen Bereichen einer modernen Hausverwaltung einsetzbar ist.   

Über die Immobiliensoftware können Mieter und Eigentümer angelegt und verwaltet werden, das Mietobjekt lässt sich auch in einzelne Verbrauchseinheiten teilen. Abrechnungen können ebenso erstellt werden, wie Übersichten über die gesamten Mieteinnahmen, über Rückstände der Mietzahlungen sowie über anstehende Maßnahmen zur Instandhaltung des Objekts. Kurzum: Der Hausverwalter erhält dank der kaufmännischen Immobilien Software, wie sie beispielsweise bei der DATEX Computersysteme Karlsruhe GmbH angeboten wird, einen kompletten Überblick über alle Aspekte der Verwaltung. Darüber hinaus werden Vorlagen geboten, mit denen sich Mahnungen oder Serienbriefe erstellen lassen.   

Einfache oder professionelle Software wählen? 

Es kommt auf den Umfang der Vermietung an, ob eine einfache Immobiliensoftware mit den grundlegendsten Funktionen oder eine professionelle Lösung gewählt wird. Standardabrechnungen lassen sich mit jeder einfachen Software erledigen, dazu zählen etwa die Nebenkostenabrechnung oder die Aufstellung sämtlicher Mieteinnahmen eines bestimmten Zeitraums. Werden aber weitere Abrechnungen benötigt, müssen Übersichten und Auswertungen erstellt werden oder es sind mehrere verschiedene Wohneinheiten zu verwalten, ist die professionelle und damit funktional deutlich umfassendere Software die bessere Wahl. 

Viele Hersteller bieten einen modularen Aufbau ihrer kaufmännischen Immobilien Software an und bieten damit die Möglichkeit, zu Beginn mit der einfachen Variante zu starten und diese je nach Bedarf anzupassen. Wer also merkt, dass die bisherige Version nicht ausreichend ist, kann einfach und unkompliziert aufrüsten. Bei einigen professionellen Lösungen ist die Anzahl der zu verwaltenden Einheiten nicht begrenzt, daher eignet sich die Software auch für große Hausverwaltungen.   

Komplettsystem für die Hausverwaltung 

Eine kaufmännische Immobilien Software stellt ein Komplettsystem dar, das durch keine anderen Lösungen ergänzt werden muss. Die Daten, die im Rahmen der Hausverwaltung erhoben und gesammelt werden, können durch das System immer wieder neu aufbereitet werden und stehen somit für unterschiedliche Auswertungen zur Verfügung. 

Die Daten, die durch die Software jederzeit übersichtlich zur Verfügung stehen, stellen die Basis für verschiedene Entscheidungen dar, die durch die Hausverwaltung getroffen werden müssen, wobei bei der kaufmännischen Lösung ganz klar die betriebswirtschaftliche Seite der Entscheidungen im Fokus steht. Gleichzeitig lässt sich der Erfolg von unternehmerischen Umsetzungen kontrollieren und es zeigt sich, welchen Erfolg diese in festgelegten Zeiträumen hatten.   

Effizientes Arbeiten mit der Immobiliensoftware 

Soll die Immobiliensoftware sinnvoll eingesetzt werden, ist es nötig, dass viele verschiedene Funktionen enthalten sind. Neben den genannten Abrechnungsmöglichkeiten kommt der Suchfunktion eine besondere Bedeutung zu. Geht es darum, Informationen möglichst schnell zugänglich zu haben, so sollten verschiedene Suchoptionen zur Verfügung stehen. Ob nach Mietern oder Mieteinheiten, nach Wohnungen oder ganzen Objekten gesucht wird: Die Suche sollte sich entsprechend eingrenzen lassen. 

Besonders effizient wird das Arbeiten mit der Software, wenn neben den Basisfunktionen zur Erstellung der Abrechnung auch das Onlinebanking integriert ist. Dazu gehört des Weiteren das Mahnwesen, das sich ebenfalls aus der Software heraus steuern lassen sollte. Sind hier verschiedene Mahnstufen mit einbezogen und werden Mahngebühren automatisch berechnet, können Mahnschreiben binnen kürzester Zeit rechtlich sicher erstellt und anschließend versandt werden. In dem Zuge sollte die Software das Abgleichen von noch offenen Forderungen mit bereits eingegangenen Zahlungen ermöglichen. 

Da Immobilienverwalter als Kaufleute gelten, sind sie entsprechend der Verschriften des Handelsgesetzbuchs zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das wiederum bedeutet, dass die eingesetzte Software idealerweise die gesamte Buchführung ermöglicht, ein Soll- und Habenkonto bietet und auch den Jahresabschluss zulässt. Zudem sollte der Austausch der Daten mit der Lohnabrechnung und den Steuerprogrammen möglich sein. Schnittstellen zu allen eingesetzten Dateiformaten und Funktionen sind daher unverzichtbar für ein effizientes Arbeiten.   

Und auch das ist für ausreichend Effizienz wichtig: Die Sicherung sämtlicher Daten, deren Archivierung und Bereitstellung für mehrere Nutzer gehören zum üblichen Leistungsumfang der Immobiliensoftware dazu. Darüber hinaus kann das Controlling integriert sein, auch eine Terminverwaltung ist hierüber möglich. Damit ergibt sich ein Komplettpaket, das die Hausverwaltung in allen Aufgaben unterstützt und das effiziente Arbeiten überhaupt erst ermöglicht.



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